Circolare informativa sulla “TRASFERTA”

Con la presente si informano le aziende delle principali caratteristiche e gli adempimenti necessari per la gestione della trasferta.

  1. Definizione

Si è in presenza di “trasferta” quando il lavoratore dipendente, collaboratore o amministratore svolgono, in via transitoria e temporanea, l’attività lavorativa, su destinazione del proprio committente, in un luogo diverso rispetto all’abituale sede di lavoro.
La trasferta, che si caratterizza per il provvisorio mutamento del luogo abituale di lavoro dovuto ad esigenze aziendali o scelte imprenditoriali, si differenzia dal “trasferimento” in quanto non consiste in un mutamento definitivo del luogo di lavoro che nella maggior parte dei casi richiede una riorganizzazione della vita familiare del prestatore di lavoro. A nulla rileva l’elemento temporale, in quanto si possono presentare trasferte di lunga durata e trasferimenti di durata contenuta.
Normalmente i Contratti Collettivi disciplinano in maniera esauriente questo istituto, stabilendo le condizioni per la trasferta e l’indennità da corrispondere al lavoratore. Il datore di lavoro può erogare ai propri dipendenti, quale trattamento di miglior favore, un’indennità superiore a quella stabilita in sede di contrattazione collettiva.
L’art. 51 comma 5 del TUIR disciplina, invece, il trattamento fiscale (e contributivo) delle indennità e degli eventuali rimborsi spese riconosciuti al dipendente in occasione della trasferta.

  1. Trattamento fiscale

2.1 Trasferte nell’ambito comunale
Le indennità e i rimborsi spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, fatta eccezione per i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore riportanti la data ( biglietti dell’autobus o treno, ricevute del taxi), concorrono integralmente a formare il reddito imponibile.
2.2 Trasferte fuori dal territorio comunale
Per quanto concerne le trasferte al di fuori del comune dove si trova la sede di lavoro, sono disciplinate tre possibilità, l’una alternativa all’altra,come riportate di seguito.

Possibilità Assoggettamento fiscale e contributivo
1. Indennità forfettaria – senza rimborso
delle spese di vitto e alloggio
• Indennità esente fino a € 46,48/giorno,
elevati a € 77,47 per l’estero
2. Indennità con rimborso a piè di lista (o
fornitura gratuita) del vitto o dell’alloggio
• Indennità esente fino a € 30,99/giorno,
elevati a € 51,65 per l’estero
• Rimborso vitto o alloggio esente
3. Indennità con rimborso a piè di lista (o
fornitura gratuita) del vitto e dell’alloggio
• Indennità esente fino a € 15,49/giorno,
elevati a € 25,82 per l’estero
• Rimborso vitto e alloggio esente
4. Rimborso a piè di lista (documentato) di
vitto, alloggio, viaggio, trasporto e spese
non documentabili
• Vitto, alloggio, viaggio e trasporto
esente;
• Altre spese anche non documentabili
esenti fino a € 15,49/giorno, elevati a €
25,82 per l’estero

Indipendentemente dal sistema adottato (1, 2, 3 o 4), i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono, comunque, a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione.

  1. Rischio Inail della Trasferta

Secondo la nota n.4465 del 22 maggio 2008, l’Inail obbliga il datore di lavoro ad effettuare la comunicazione di trasferta del lavoratore, nel caso in cui il lavoratore si trovi ad essere esposto a rischi diversi per cui risulta già essere assicurato.

  1. Lettera d’incarico e Libro Unico del Lavoro

Nel caso in cui il lavoratore svolga la prestazione di lavoro in un luogo diverso rispetto all’abituale sede di lavoro, è opportuno che il datore di lavoro rilasci al lavoratore un’autorizzazione scritta. Tale autorizzazione non è necessaria ai sensi di legge, ma è utile per legittimare il motivo della trasferta in caso di verifica ispettiva e l’inerenza della spesa sostenuta dall’azienda per il calcolo del reddito d’impresa.
Lo studio ha predisposto in allegato un facsimile di lettera d’incarico.
Gli elementi della lettera d’incarico sono:

  • data di inizio e data di fine trasferta;
  • luogo di svolgimento;
  • motivazione

Nel Libro Unico si provvede a registrare le somme erogate a titolo di rimborso spese derivanti da trasferta del lavoratore. Nel cedolino del Libro Unico verrà indicato l’importo complessivo, anticipato dal lavoratore senza specificare le spese in dettaglio. Nel caso in cui il datore di lavoro anticipi al lavoratore un importo a coprire le spese  sostenute in trasferta, tali spese non devono essere menzionate nel cedolino.
Non dovranno essere indicati, invece, i pagamenti sostenuti direttamente dall’azienda con carte di credito nominative intestate al lavoratore.

  1. Documentazione giustificativa

I documenti attestanti le spese di trasferta, ai sensi della Circolare Ministeriale 4 Aprile 1997 n.97/E sono i seguenti:
-Fatture: devono essere intestate anche al committente che le deve riportare sui registri Iva;
-Scontrini: devono contenere la natura e l’oggetto dell’operazione, nonché il codice fiscale del lavoratore e/o il datore di lavoro;
-Biglietti Anonimi: devono documentare le spese di viaggio/trasporto;
-Ricevuta Fiscale: deve essere integrata dal soggetto emittente, con i dati identificabili del cliente;
-Carte di Credito: è consentito l’utilizzo di carte di credito intestate al committente.
 
Allegato
Datore di lavoro
______________
_______________
 
                                                                                                                      Egr. Sig.
                                                                                                                      ________________
                                                                                                                      _________________
 
Oggetto: comando di trasferta
Con la presente facciamo seguito ai colloqui intercorsi, per comunicarle che a decorrere dalla data del _________ e si presume fino alla data del ________, sarà inviato in missione presso _________, per svolgere il seguente incarico __________.
Per l’incarico in oggetto Le saranno riconosciute le indennità previste dalla contrattazione collettiva applicata vigente e Le sarà riconosciuto, inoltre, il rimborso delle spese documentate.
 
Destinazione: ____________
Partenza prevista: giorno __________ ora _________
Ritorno previsto: giorno __________ ora _________
 
Mezzo di trasporto _______________
Prenotazione albergo: SI [ ] NO [ ]
Richiesta anticipo spese: SI [ ] NO [ ]
Ammontare anticipo euro _______________
 
Luogo e data ____________
 
Datore di lavoro
___________________